Zelf organiseren

Wanneer je zelf een fuif of evenement wil organiseren, komen er onmiddellijk al een aantal vragen kijken: hoe zit het met wetgeving, hoe start ik met organiseren, waar dien ik rekening mee te houden, hoe voer ik promotie, kan ik ergens materiaal ontlenen, enzovoort. Een goede voorbereiding is ontzettend belangrijk.

De stedelijke jeugdraad en de jeugddienst hebben samen een fuifdraaiboek ontwikkeld. Intussen hebben we een meer uitgebreide organisatiegids uitgebracht. Deze gids gidst je letterlijk doorheen alle aspecten van het organiseren van een fuif of evenement.

Het lokale luik uit deze organisatiegids kan je hier downloaden. Hierin vind je volgende zaken terug:

• adressen en contactinfo: diensten waarbij je terecht kan
• infrastructuur: zalen
• materiaal uitlenen: feestmateriaal, fuifkoffer, veiligheidshesjes, herbruikbare bekers
• veiligheid en preventie: fuifbuddie, gehoorschade, alcohol schenken
• music maestro: geluidshinder, Sabam, billijke vergoeding
• publiciteit: een geslaagde promotie: UiTdatabank, Sin-City, flyeren, affiches, aanplakborden, promotieborden

Adressen en contactinfo

Verschillende diensten staan klaar om je te ondersteunen wanneer je een evenement of fuif organiseert: cultuur, jeugd, sport en evenementen. Eén adres voor jeugdfuiven: de jeugddienst natuurlijk.

Infrastructuur

We raden sowieso aan om fuiven door te laten gaan in de jeugdhuizen. Hun infrastructuur is hier perfect voor uitgerust en dat bespaart je al heel wat moeite op vlak van tapinstallatie, mogelijke geluidshinder enz.

Ben je op zoek naar een groter formaat dan de doorsnee fuifzaal? Dan is het Bau-Huis waarschijnlijk wel dé aangewezen plek.

Zoek je eerder een vergaderzaaltje of een ruimte om vb. een expo te laten doorgaan, neem dan zeker contact op met dienst cultuur of een van de jeugdhuizen.

Materiaal uitlenen

Er is een stedelijke uitleendienst voor feestmateriaal. Aanvragen moeten ten laatste 6 weken voor de activiteit ingediend worden. Je krijgt steeds schriftelijk een bevestiging van welk materiaal door jou gereserveerd werd en wat effectief geleverd kan worden. Het aanvraagformulier vind je hier terug. Hierop staat ook vermeld wat je precies kan uitlenen.

Via de jeugddienst kan een fuifkoffer uitgeleend worden. Hierin zitten praktische hulpmiddeltjes: kassa, geluidsmeter, fluo vestjes, stempelkussen, blacklight enz. De aanvraag kan ten vroegste 6 maanden op voorhand. Het aanvraagformulier en uitleenreglement fuifkoffer vind je hier terug.

Bij politie kan je mits een kleine waarborg gratis veiligheidshesjes (fluo vestjes) uitlenen. Hiervoor kan je contact opnemen dienst publieke veiligheid van de politie.

Herbruikbare bekers verkleinen de afvalberg en zijn net iets aangenamer dan plastic bekers om uit te drinken. Ze kunnen gratis ontleend worden.

Veiligheid en preventie

Vanuit de jeugdienst worden opleidingen tot fuifbuddie voorzien. Een fuifbuddie is iemand die binnen zijn eigen jeugdvereniging instaat voor veiligheid op hun evenement en die in beperkte mate controle mag uitoefenen. Na elke opleiding krijgt elke fuifbuddie een attest dat voor drie jaar geldig is. Meer info over deze opleiding via de jeugddienst.

Gehoorschade is een hot item. We worden er ons meer en meer bewust van dat onze oren echt wel blijvende schade kunnen oplopen door geluid bij vb. fuiven, optredens, enz. Verstandig omgaan met geluid en het gebruik van oordopjes wordt daarom als een must gezien. Meer info via www.eenenaloor.be.

Alcohol schenken kan niet aan wie nog geen 16 jaar is. Onder de 18 jaar kan geen sterke drank geschonken worden. In de fuifkoffer zitten handige tips, ook stempels die het iets gemakkelijker maken voor het barpersoneel om te weten wat ze wel of niet kunnen schenken. Meer info hierover bij de jeugddienst.

Music Maestro

Geluidshinder voorkomen doe je door je te houden aan de geluidsnormen. Dit voorkomt ook veel frustratie en eventuele klachten van omwonenden.

Bij het spelen van muziek op vb. fuiven, gebruik van achtergrondmuziek, optredens van groepen (aangesloten bij Sabam), enz.; dien je een vergoeding te betalen, voor de auteursrechten. Vaak wordt gesproken over de Sabam-vergoeding. Alle informatie over tarieven en het aangifteformulier, vind je op www.sabam.be Dien je aangifte ten laatste 10 dagen op voorhand in.

De billijke vergoeding is de vergoeding die je betaalt voor het publiek gebruik van muziek. Alle informatie over de billijke vergoeding en het elektronisch aangifteformulier vind je terug op www.ikgebruikmuziek.be

Publiciteit

Welke media en middelen ga je inzetten om jouw activiteit bekend te maken? Het stadsbestuur ondersteunt jouw promo op enkele manieren:

www.UiTdatabank.be is hét centrale systeem voor promotie. Door alle gegevens van jouw activiteit hier in te voeren, verschijnt de info automatisch op de netwerksite van Vlaanderen, www.uitinvlaanderen.be, de stadswebsite www.sint-niklaas.be, Sin-City en UiTinSint-Niklaas (die in elke Stadskroniek zit)

Sin-City is dé jongerencultuuragenda van Sint-Niklaas. Fuiven, concerten, optredens, tentoonstellingen van jonge kunstenaars, films, ... je kan het zo gek niet bedenken. Ook jullie activiteit verschijnt in Sin-City, als je deze invoert in de UiTdatabank. Sin-City wordt verspreid in alle middelbare scholen en heeft een eigen webstek. Je kan zelfs extra adverteren. Neem hiervoor contact op met dienst cultuur, Carl Ivens.

Wie wil flyeren in Sint-Niklaas, dient dit schriftelijk aan te vragen aan het college van burgemeester en schepenen. Er kan dan toestemming gevraagd worden om te flyeren vanuit een stand. Wie zonder toestemming wenst te flyeren, riskeert beboet te worden.

Via het stadsbestuur kunnen je affiches opgehangen worden in openbare gebouwen. Je kan hiervoor affiches bezorgen aan dienst cultuur, Carl Ivens.

In de stad staan een aantal aanplakborden, waarop het stadsbestuur affiches van lokale verenigingen hangt. Ook hiervoor informeer je verder bij dienst cultuur, Carl Ivens; voor het reglement aanplakborden, aantallen enz.

Je kan zelfs je activiteit op grotere houten promotieborden bekend maken. Deze dien je ook aan te vragen via het evenementenformulier of het aanvraagformulier voor feestmateriaal. 

Foto's: 

Nieuws Links: